Oh non, encore une nouvelle réunion ! Elle est vraiment utile, celle-là ?
Bloquer du temps pour des réunions de pilotage projet régulières, c'est le meilleur moyen d'en gagner. Dans cet article, je vous explique pourquoi installer un rythme fixe (point quotidien, hebdomadaire ou mensuel) fait sortir votre équipe de l'urgence et prépare l'accompagnement du changement. Vous verrez aussi comment choisir la bonne fréquence selon la phase et la taille de votre projet.
Prendre du temps pour en gagner
Personnellement, je déteste perdre du temps.
Je fais d'ailleurs du bénévolat avec un module express de formation à la gestion du temps et des priorités (en seulement 2 heures) dans des collectifs d'entrepreneurs : l'optimisation du temps, c'est ma passion.
Alors, pourquoi je crois autant à la pertinence de bloquer du temps pour des réunions régulières de pilotage projet ?
Et bien parce que l'expérience a montré que ces réunions sont utiles et nécessaires.
Alors attention : elles ne peuvent l'être que lorsque l'agenda est tenu et que chacun sait ce qu'il y fait, et pourquoi il vient - c'est la responsabilité du chef de projet.
Mais ces rendez-vous créent un espace dédié à accueillir les sujets consacrés aux projets - évitant ainsi les mails urgents à 18h avec une question que personne n'attrapera vraiment.
A la place, on collecte les questions, et régulièrement (tous les jours, deux fois par semaine, toutes les semaines ou moins...) on traite ces questions et sujets avec les bonnes personnes autour de la table.
Les avantages cachés
D'une part, avoir des routines vous oblige à faire le point, sur des questions sur lesquelles vous n'avez pas forcément eu le temps de vous pencher.
Une réunion, ça se prépare.
Pour la préparer, vous êtes obligé :
- de revoir les indicateurs
- d'aller chercher toutes les questions reçues depuis la dernière fois
- de retracer si le problème n°58-RT-57 a bien été résolu
Bref, vous sortez la tête des urgences et de l'opérationnel, vous prenez du recul, et vous passez en mode pilotage. Premier effet de bord positif.
Autre effet de bord : en créant une routine avec des participants, vous contribuez à créer un espace mental pour la future configuration - et vous démarrez l'accompagnement du changement dont on va reparler un peu plus tard.
Le projet existe. Il a une place définie.
En parler toutes les semaines, échanger sur le pourquoi du comment de la manière de l'aborder, lui réserver du temps, c'est aussi créer une équipe d'ambassadeurs du projet qui pourront relayer l'accompagnement du changement à leur niveau.
Mais c'est quoi, le bon rythme ?
Tout dépend vraiment de la phase dans laquelle vous êtes et de la taille du projet et de l'organisation que vous avez à coordonner.
Plus c'est complexe, plus ça doit être régulier.
Plus c'est simple, plus on peut se permettre d'espacer.
Si vous êtes en phase de démarrage projet (juste avant, ou juste après), je vous dirais bien qu'un point quotidien est nécessaire.
Si vous avez beaucoup d'opérationnel à coordonner mais que le projet est dans une phase "classique", je vais vous recommander un point hebdomadaire.
Et si ce qui vous concerne est plutôt au niveau du pilotage stratégique, alors un point mensuel peut suffire.
J'ai tendance à recommander de combiner les formules et de les faire évoluer au cours du temps, en fonction de la réalité que votre projet traverse ; ce qui fonctionnait très bien en avril ne sera peut-être plus pertinent en novembre.
Ce qui est important, c'est d'adapter le rythme mis en place à la fois aux besoins du projet mais aussi à la réalité du rythme des équipes et de la culture des différentes parties prenantes - à la fois au niveau de la fréquence mais aussi au niveau du positionnement dans l'agenda.
En résumé
- Bloquez des rendez-vous réguliers de pilotage : avec un agenda tenu et un rôle clair pour chacun, ils remplacent les mails urgents de 18h et font gagner du temps à tout le monde.
- Profitez des effets de bord : préparer la réunion vous sort de l'opérationnel pour vous mettre en mode pilotage, et la routine lance l'accompagnement du changement en créant une équipe d'ambassadeurs du projet.
- Calez la fréquence sur la phase de votre projet : un point quotidien au démarrage, hebdomadaire en phase classique, mensuel pour le pilotage stratégique, et faites évoluer la formule au fil du temps.
Le bon rythme n'est pas celui qui est sorti tout droit d'une méthode magique, c'est celui qui colle à votre projet, à vos équipes et à leur culture.
Vous avez besoin de remettre du rythme dans votre projet ?
Je peux vous aider avec l'audit projet : un diagnostic rapide pour identifier ce qui manque et vous donner des recommandations concrètes.
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J’espère que cet article vous aura éclairé. La semaine prochaine, on va parler de système de prise de décision !